La mission du Planificateur est de fournir aux organisateurs de réunions et d'événements l'information la plus utile et la plus pertinente qui soit à leur égard, dans un format concis et facilement accessible.
10 piliers de l’industrie événementielle canadienne désignés Tours de l’industrie
Le Planificateur (The Planner), la publication canadienne officielle des planificateurs professionnels d’événements, réunions et congrès, vient tout juste de révéler le nom des 10 Tours de l’industrie 2009. Ces gagnants faisaient partie des personnes ou entreprises nommées dans 10 catégories relevant du secteur des événements au Canada.
Sortant victorieuse d’une année économiquement éprouvante, chaque Tour de l’industrie s’est démarquée dans son domaine par sa détermination de fer à atteindre et surpasser ses objectifs, une passion incommensurable pour le métier, une bonne dose de créativité et un sens du leadership enrôlant.
Voici en avant-première les meilleurs, les héros, les Tours de l’industrie 2009 :
Chaque gagnant sera honoré officiellement dans l’édition du mois de février 2010 du magazine Le Planificateur, qui leur remettra également un trophée à l’image de la Tour CN symbolisant l’ingéniosité, l’innovation et l’excellence au Canada.
À l’origine du prix des Tours de l’industrie, Le Planificateur a tenu à mettre en lumière les acteurs de l’industrie événementielle canadienne qui ont continué d’offrir, de donner, d’entreprendre, d’investir ou encore d’embaucher en 2009. Les critères de sélection incluaient, entre autres, le lieu où siégeaient les gagnants, qui devaient être basés au Canada, ou encore les preuves de leurs initiatives et de leur réussite dans leur domaine. La sélection finale a été rendue possible grâce à la consultation de professionnels de l’industrie des événements et des réunions à travers le Canada.
Vous recherchez un lieu en plein air pour organiser un tournoi de golf ou un événement ? Le Planificateur vous procure un guide pratique des centres de villégiature golf regorgeant d’informations sur ces lieux à travers le Canada.
Un tournoi de golf fait partie des différents types d’activités qu’un planificateur d’événements sera appelé à organiser au moins une fois dans sa carrière ! En me basant sur l’aide-mémoire de l’Association des directeurs généraux de clubs de golf du Québec, je vous propose ce mois-ci un résumé de toutes les étapes importantes à franchir pour la mise sur pied d’un tel événement.
1.Établissez la mission et les objectifs de votre tournoi ainsi que la nature des participants. (Vous déterminerez ainsi les lignes directrices à suivre pour l’élaboration de votre tournoi, les éléments à véhiculer dans votre communication, ainsi qu’une listede personnes à inviter – employés, clients, fournisseurs.) Ces personnes viendront-elles seules ou accompagnées ?
2. Déterminez le nombre de joueurs potentiels (minimum etmaximum).
3. Choisissez deux à trois dates possibles (n’oubliez pas de faire approuver ces dates par les dirigeants et vous assurez qu’ils seront libres pour participer au tournoi).
4. Vérifiez si les dates proposées entrent en conflit avec d'autres tournois (organisés par des entreprises du même milieu que le vôtre ou avec les mêmes invités).
5. Déterminez la région géographique la plus accessible pour vos convives (avec des limites Nord, Sud, Est et Ouest).
6. Choisissez deux ou trois terrains de golf correspondant à vos attentes et à celles de votre clientèle (terrain privé, semi-privé ou public).
7. Veillez à ce que les terrains sélectionnés soient adéquats. Vérifiez le nombre minimal et maximal de golfeurs qu’ils peuvent recevoir, le nombre de places disponibles dans le stationnement, le nombre de salles de réception et leur dimension, la quantité de voiturettes, etc. Éliminez les terrains qui ne répondent pas à vos critères.
8. Informez-vous auprès des responsables des terrains sélectionnés de la disponibilité des dates envisagées, sinon vérifiez si une autre date conviendrait aux deux parties. Demandez également si un autre tournoi aura lieu en même temps que le vôtre (Dans ce cas, vos emplacements respectifs devront être très bien délimités).
9. Renseignez-vous au sujet des tarifs – droit de jeu, voiturettes, repas, démonstration des professionnels, balles de pratique, etc. – afin de préparer un budget provisoire.
10. Demandez au responsable de vous faire parvenir de la documentation sur son terrain par courriel (menus, règlementation du terrain, carte de pointage, etc.).
11. Visitez les clubs que vous trouvez intéressants et assurez-vous d'y retrouver toutes les installations recherchées (douches,vestiaires, casiers). Informez-vous également s’il y a possibilité de manger à l’extérieur et évaluez l’affichage que vous aurez besoin de produire (affiches de direction près du terrain de golf et dans l’aire de stationnement afin d’indiquer aux participants où se trouvel’accueil, direction des vestiaires, des aires de repas, etc.). Finalement, vérifiez la propreté et la qualité du service et des lieux.
12. Choisissez la date et le club qui satisfont le mieux à toutes vos exigences.
13. Dressez un échéancier et préparez un budget provisoire.
14. Établissez avec le responsable du club :
• la formule des départs : départs simultanés (shot-gun), entrecroisés ou consécutifs
• la formule du tournoi : partie individuelle, par trou ou Vegas
• le service de transfert des sacs de golf de l’auto à la voiturette (devrez-vous produire une étiquette pour identifier les sacs de golf avec le nom du participant et le numéro de son trou ou de son heure de départ ?)
• les activités pendant le tournoi sur le parcours et la nature de vos concourss'il y a lieu (retiendrez-vous les services d’un photographe pour des photos de tous les quatuors ou d’une entreprise de vidéo pour un tournage qui sera diffusé en soirée ? Organiserez-vous des concours : trou d’un coup, le plus long coup de départ, la balle la plus près du trou, etc. ? Organiserez-vous des dégustations sur les trous ? )
• où et comment seront installées les activités sur le parcours et votre table d'accueil pour l'inscription ?
• si le club offre le service de compilation des pointages à la fin de la journée (si nécessaire et si vous pouvez produire des cartes de pointage avec le logo de l’entreprise ou d’un commanditaire)
• si le club vous offre le soutien technique pour l'installation de vos affiches (accueil, concours, activités, commandites) et s’ils peuvent vous fournir des voiturettes pour les membres du comité organisateur et les bénévoles
• s’il met à votre disposition un responsable de vos départs
• si le club offre le service des boîtes à lunch sur le parcours ou le service de rafraîchissements au 9 1/2, ou s’il vous autorise à installer des haltes de ravitaillement commanditées
• le nombre de douches disponibles et si certains articles sont fournis – savon, shampoing, serviettes, cadenas, etc.
• le coût et le nombre de casiers
• le plan de salle pour la soirée (selon les activités que vous aurez planifiées)
• si les places aux tables sont assignées ou non (si c’est le cas, n’oubliez pas de donner aux invités leur numéro de table)
• le nombre de places par table (de 8 à 12 personnes selon la grandeur des tables utilisées)
• le choix des menus (brunch, dîner, barbecue ou souper) ainsi que les tarifs
• le choix des boissons et les tarifs, ainsi que le style de service – bar ouvert ou payant. Déterminez également si vous offrirez un cocktail avant le repas
• les activités après tournoi (DJ, animation et remise de prix, tirage de prix de présences, humoriste, diffusion de vidéos, encan, etc.) ;
• les politiques du club relatives à la tarification et aux modalités de paiement
• la réglementation concernant le terrain, la tenue vestimentaire, la commandite extérieure
• la politique en cas de mauvais temps
• la politique des pourboires du club.
15. Ajustez le budget provisoire et soumettez le contenu du projet à l’approbation des dirigeants.
16. Signez le contrat avec le responsable du club de golf choisi et remettez un dépôt afin de confirmer la tenue de votre tournoi.
17. Établissez le prix que vous demanderez à vos invités et ce qui est inclus – droit de jeu, voiturette, repas, activités, etc.
18. Préparez les invitations et les formulaires d’inscription et faites-les parvenir aux participants en leur mentionnant la date limite pour s’inscrire. Idéalement, privilégiez une méthode électronique d’envoi et de réception des inscriptions.
19. Préparez les billets ou les confirmations courriel avec toutes les informations utiles : la date, l’horaire (heure de l’inscription, du brunch, du départ, du BBQ, du cocktail, du souper), le prix, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du club, le trajet, des photos, une numérotation, des coupons si nécessaires (pour le brunch, le golf, les repas, le cocktail, etc.) et le logo de l’entreprise ou du tournoi. Vous pourrez faire parvenir le billet ou la confirmation électroniquement à vos participants.
20. Formez un comité de vente des billets et nommez un président d'honneur (s’il y a lieu).
21. Assurez-vous d'une couverture médiatique, si nécessaire.
22. Réservez les animateurs et l’équipement technique dont vous aurez besoin (DJ, animateur, système de son, etc.).
23. Prévoyez une assurance pour l’événement.
24. Formez un comité d'opérations pour assurer le bon déroulement du tournoi et déterminez si vous leur fournissez des vêtements (polo, casquette) identifiés aux couleurs de l’entreprise ou portant le logo du tournoi ou du commanditaire.
25. Réservez un camion pour la livraison du matériel (affichage, cadeaux)
26. Élaborez un plan d'action et établissez le scénario de la journée en y insérant tous les détails importants et les responsabilités de chacun. Transmettez le scénario à tous les intervenants impliqués.
27. Assurez-vous d'avoir le nombre de bénévoles requis pour l'accueil de vos golfeurs et les activités (certains clubs peuvent vous fournir du personnel moyennant un léger supplément. Attention à l’âge des bénévoles, car certaines compagnies d’assurances exigent que les surveillants des trous d’un coup soient âgés de plus de 18 ou 21 ans).
28. Trouvez et achetez les cadeaux et les prix à remettre, s'il y a lieu. Identifiez chacun des cadeaux à l’activité à laquelle il correspond. Choisissez-les en fonction du profil des participants et identifiez-les avec le logo de l’entreprise, du tournoi ou du commanditaire. Pensez également à l’emballage !
29. Formez les quatuors.
30. Faites parvenir l’horaire et les coordonnées de départ à tous les participants avec leur confirmation ou leurs billets, ainsi que les règlements et les politiques du club.
31. Dressez la liste des participants en indiquant les données importantes : nom de la personne, nom de l'entreprise, billets payés ou non, heure de départ et le trou de départ, s'il y a lieu. Imprimez deux listes afin de faciliter l'accueil des gens par une recherche rapide :
• une liste par heure ou par trou de départ
• une liste en ordre alphabétique avec l'heure et le trou de départ
32. Faites parvenir les listes des participants au club de golf une semaine avant l'événement en confirmant le nombre de golfeurs, le nombre de voiturettes requises, le nombre de repas ainsi que la disposition de la salle désirée pour la tenue de vos activités.
33. Préparez tout le matériel imprimé (affiches, remerciement aux commanditaires, bannières, cartes de pointage, affiches pour les voiturettes, menus, etc.) en s’assurant d’y apposer le logo de l’entreprise, du tournoi ou du commanditaire. Comme certaines de ces pièces seront installées à l’extérieur, il faut prévoir un matériel à l’épreuve de l’eau et demander que l’on perfore les bannières pour laisser circuler le vent. Pensez également aux supports pour faire tenir tout ce matériel.
34. Préparez une trousse ou un cadeau à remettre à l'accueil pour vos golfeurs, si désiré. Il est toujours apprécié de recevoir des objets qui seront utiles pendant la partie : balles de golf (avec le logo de l’entreprise ou du commanditaire bien entendu), tee, chasse-moustique, gomme, bouteille d’eau, Kleenex, crayon chasse-tache, marqueur, parapluie, coupe-vent, etc.
35. Établissez quels seront les résultats gagnants (pointage brut, pointage net, pointage Vegas, le pointage le plus élevé, le plus près du trou, le plus long coup de départ, sur le vert en un coup, concours de coup roulé, concours de coup d'approche, le plus près de la ligne, la balle de couleur, la balle à l'eau, etc.).
36. Établissez votre méthode pour départager les ex aequo.
37. Idéalement, rendez-vous au club de golf avec votre comité d'opérations avant le tournoi pour vous assurer que tout le monde comprend son rôle et prend connaissance des lieux.
38. Dressez une liste et assurez-vous du transport du matériel requis pour l'événement. Si possible, faites livrer tout le matériel requis la veille ;les gens du club pourront ainsi amorcer le montage le soir ou très tôt le matin. Avec votre équipe, rendez-vous au moins trois à quatre heures avant l’arrivée des participants la journée de l’événement afin de tout préparer – table d’inscription, cadeaux, affichage, etc. — et d’être prêts à les recevoir.
39. Confirmez une dernière fois tous les détails de tournoi avec chacun des fournisseurs et des intervenants, suspendez un chapelet sur votre corde à linge et priez pour qu'il fasse beau.
40. Mettez en oeuvre votre plan d'action afin que votre tournoi devienne un événement inoubliable et pensez à anticiper lescénario d’une demi-heure afin de vous assurer que tout esten place.
Bon tournoi !
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Lyne Branchaud est Chef des événements et commandites chez Uniprix et formatrice en organisation d’événements.
C’est toujours un défi de trouver un site original pour un événement. Le Palais des congrès de Montréal propose justement du nouveau pour cet été : une terrasse sur le toit ! De plus de 10 000 pieds carrés (soit 930 mètres carrés), cet espace en plein air surplombe Montréal, pouvant accueillir jusqu’à 750 personnes en cocktail dînatoire. Avec accès à une suite VIP et un aménagement de verdure, de nombreux groupes pourront y passer un moment inoubliable sous une pluie d’étoiles en plein centre-ville.
Il s’agit de la toute dernière salle ouverte au Vieux-Montréal, sur la rue de la Commune. Loft authentique de 3 000 pieds carrés (280 m2), cet endroit assure un cachet unique pour toutes sortes d’événements spéciaux ou corporatifs. Muni d’une salle de bains complète, d’un vestiaire, d’une cuisine et d’Internet sans fil, il offre en plus une vue imprenable sur les bordures du fleuve. Un endroit inusité qui donnera un air de fraîcheur à vos événements !
Lorsque vous partez pour un séjour d’une semaine voire 15 jours, la question de votre voiture se pose : où allez-vous la stationner ? L’hôtel Wyndham Montréal Aéroport, situé à deux minutes de l’Aéroport Montréal-Trudeau a peut-être la solution pour vous. L’établissement offre des forfaits Stationnez, soyez-bien et volez, en formule 8 jours ou 15 jours. C’est simple, une nuitée suffit pour pouvoir laisser votre voiture garée en sûreté le temps de votre séjour et de profiter d’une bonne nuit de sommeil avant le décollage. Une navette 24h/24 assurera votre aller-retour entre l’hôtel et l’aéroport.
Les Ontariens prendront le grand air à Tremblant cet été
C’est annoncé, Porter Airlines offrira deux liaisons hebdomadaires du 24 juin au 6 septembre, entre Toronto et Mont-Tremblant. Une première pour la région qui se dit prête à faire profiter ses voisins de son plein air et ses grands espaces, ses festivals culturels et sportifs et ses activités, dont le casino. L’ouverture de ces vols est un début et promet de suivre la lignée des vols hivernaux, qui n’ont cessé de croître depuis leurs débuts.
L’établissement de villégiature saisonnier reconnu, trônant fièrement à l’entrée du Fjord du Saguenay, amorcera dès le 3 mai prochain et ce, jusqu’au 10 octobre 2010, sa 68e saison. Niché au coeur même de la nature, l’hôtel propose une gamme de services tout confort : hébergement douillet dans un nouveau décor, expérience culinaire aux saveurs du terroir québécois, un centre de santé détente,un bar-terrasse animé, des activités récréatives (piscine extérieure, tennis, mini-golf, etc.). Non loin de là, on y trouve également une panoplie d’activités touristiques tels que croisières aux baleines, golf, excursion en kayak de mer, musées et centre d’interprétation, sentiers pédestres et plus encore.Une destination affaires propice à la créativité, l’effica-cité et la synergie entre vos participants.
Maintenant ouverte aux organisateurs d’événements, La Corporation de l’Abbaye d’Oka mérite que l’on s’y attarde un moment. Monastère depuis 1881, le site loue désormais ses 6 salles et son église pour toutes sortes d’occasions, des mariages aux galas, en passant par les réunions, congrès et retraites corporatives. À 50 kilomètres à l'ouest de Montréal, près du lac des Deux-Montagnes et en bordure du parc national d'Oka, La Corporation de l’Abbaye d’Oka est nichée au milieu des arbres et offre un cadre et des commodités surprenants. En attendant que la trentaine de chambres qui y sont en construction soient disponibles (il faudra attendre cet été), le traiteur de l’Abbaye propose des menus aux saveurs du terroir et aux couleurs de la saison.
Dès les premiers jours de mai, un tout nouveau restaurant retiendra votre attention sur la rue Beaver Hall à Montréal : Le Marly. Ce bistrot chic urbain séduira une clientèle d’affaires des environs et tous ceux qui sont en quête de (re)découvertes des trésors gastronomiques de la Belle Province. Vous pourrez devenir un habitué du lieu en y savourant votre café le matin,en ydéjeunant ou dînant, ou encore, en y prenant un verre entre amis lors d’un 5 à 7. Premier restaurant de Montréal à être certifié Ocean Wise, regroupement de pêcheurs, fournisseurs et restaurateurs offrant des produits de la mer de saison (hors des périodes de reproduction), qui ne sont pas en voie de disparition (ex. bar du Chili ou thon rouge) et qui n’engendrent pas deproblème au niveau de l’écosystème, Le Marly possède notamment un salon privatif pouvant accueillir jusqu’à 14 personnes et une terrasse jusqu’à 20 personnes. Promettant une belle ambiance toute la journée, dans un décor aux lignes harmonieuses et élégantes, il sera le rendez-vous de la belle saison ! En avant-première, le proprio vous offre 15 % de rabais sur votre table d’hôte en l’appelant au (514) 668-6989.
10 piliers de l’industrie événementielle canadienne désignés Tours de l’industrie 